Anleitung

captable.de verwaltet die Beteiligungsverhältnisse deiner GmbH oder UG – rechtssicher nach deutschem GmbHG. So startest du:

1. Registrieren: Lege ein Konto mit E-Mail und Passwort an. Du erhältst eine Bestätigungs-E-Mail.
2. Anmelden: Melde dich oben mit deiner E-Mail an. Passwort vergessen? Über „Passwort vergessen?" auf der Login-Seite forderst du einen Reset-Link an.
3. Konto: Oben rechts findest du dein Konto und die Abmeldung.

Über Meine Firmen → Firma anlegen erstellst du eine neue Gesellschaft.

• Rechtsform & Stammkapital: GmbH (mind. 25.000 €) oder UG (mind. 1 € und unter 25.000 €).
• Handelsregisternummer, Amtsgericht und Gründungsdatum kannst du optional ergänzen (jederzeit unter Einstellungen).
• Jede Firma erhält eine eindeutige Firmen-ID (sichtbar in den Einstellungen).

• 30 Tage kostenlos: Jedes neue Konto hat eine 30-tägige Testphase – währenddessen sind deine Firmen kostenlos nutzbar.
• Kostenlos ohne Gesellschafter: Solange bei einer Firma noch kein Gesellschafter angelegt ist, bleibt sie dauerhaft kostenlos nutzbar – auch nach den 30 Tagen. So kannst du in Ruhe einrichten.
• Danach je Firma ein Tarif: Sobald Gesellschafter angelegt sind und die Testphase abgelaufen ist, wird eine Firma ohne aktiven Tarif gesperrt; die Inhalte erscheinen erst wieder mit einem gebuchten Tarif. „Meine Beteiligungen" bleibt immer kostenlos.
• Tarif buchen: Über Abrechnung oder im Aktionsmenü einer Firma unter Abo & Tarif. Die Zahlung läuft sicher über Stripe.
• Code von deiner Kanzlei? Über Aktionen → Kanzlei-Verknüpfung verknüpfst du die Firma per Einladungscode mit deiner Kanzlei – dann ist die Nutzung für dich kostenlos (über das Kontingent der Kanzlei). Die Verknüpfung kannst du jederzeit beenden.

Die Gründung ist die erste Transaktion und verteilt das Stammkapital auf die Gesellschafter. Auf der Firmenseite startest du sie über Gründungstransaktion.

• Für jeden Gesellschafter: Name, Typ (natürliche/juristische Person), Nennwert je Anteil und Anzahl der Geschäftsanteile. Ein Gesellschafter kann mehrere, einzeln fortlaufend nummerierte Anteile halten (§ 5 Abs. 2 GmbHG).
• Die Summe der Nennwerte muss exakt dem Stammkapital entsprechen.
• Optional: Notar und Urkundenrolle-Nr. sowie die Angabe, ob die Einlagen vollständig eingezahlt sind.

• Der Captable zeigt alle Gesellschafter mit laufender Nummer, Geschäftsanteilen (inkl. Anteilsnummern), Nennwert, Einzahlungsstand und prozentualer Beteiligung.
• Den Einzahlungsstand bestätigst du je Gesellschafter (§ 7 / § 19 GmbHG).
• Über das Aktionsmenü erzeugst du die Gesellschafterliste als PDF (§ 40 GmbHG).
• Klicke auf einen Gesellschafternamen, um Details (inkl. § 40-Daten) zu sehen und zu bearbeiten.
• Die Transaktionshistorie (Gründung, Kapital­erhöhung, Abtretung, Einziehung …) findest du ebenfalls im Captable-Tab unter dem Anteilsregister.
• Verlauf & Snapshots: Unter Aktionen → Auswertung → Verlauf & Snapshots werden die Beteiligungsverhältnisse bei jeder Änderung (Gründung, Runde, Abtretung, Einziehung, Import) automatisch festgehalten. Du siehst den Verwässerungsverlauf je Gesellschafter, kannst zwei Stichtage vergleichen und jederzeit einen Snapshot manuell erstellen.

Hast du bereits eine Captable in Excel oder Google Sheets? Über Aus Excel/CSV importieren (auf einer noch nicht gegründeten Firma) übernimmst du sie.

• Spalten zuordnen: Wahlweise manuell oder per KI – die KI ordnet beliebig formatierte Tabellen den Feldern (Name, Typ, Nennwert je Anteil, Anzahl, Klasse, E-Mail) zu.
• Vorschau & Freigabe: Vor der Übernahme siehst du das Ergebnis in einer Tabelle und gibst es per Häkchen frei. Erst dann werden Gesellschafter und Anteile angelegt – nichts wird ohne deine Bestätigung übernommen.
• Die Summe der Nennwerte muss dem Stammkapital entsprechen; der Import gilt als Gründung.

• Lege über Aktionen → Finanzierungsrunde eine Priced Round an. Pre-/Post-Money, Preis je Anteil und Pool-Anpassung werden berechnet.
• Eine Runde kannst du als Entwurf speichern, simulieren und später finalisieren. Erst beim Finalisieren wird sie auf den Captable angewendet.
• Anti-Dilution-Mechanismen und die Wandlung offener Instrumente (CLA/SAFE) werden im Rahmen der Runde berücksichtigt.
• Unter Zahlungsinformationen erhältst du je Investor die Überweisungsdaten (Stammkapital und Agio getrennt).

• Im Tab Finanzierungen (oder über Aktionen → CLA / SAFE anlegen) erfasst du Wandeldarlehen oder SAFEs mit Cap, Discount, Verzinsung und Fälligkeit.
• Mit KI aus PDF füllen: Lade den Vertrag als PDF hoch – die KI extrahiert Typ, Betrag, Zins, Discount, Cap und Fristen und füllt das Formular vor. Prüfe die Werte und lege den Eintrag an.
• Die Verzinsung läuft bis zum Tag der Wandlung. Beim Wandeln im Rahmen einer Runde wird der Betrag ins Agio gebucht – das Stammkapital muss stets neu eingezahlt werden.
• Nach der Wandlung ist das Instrument nicht mehr aktiv.

• Übertragung (Abtretung): Über Aktionen → Anteile übertragen verschiebst du Geschäftsanteile zwischen Gesellschaftern; Teilungen behalten die Nummernhistorie (§ 1 GesLV).
• Einziehung (§ 34 GmbHG): Über Aktionen → Einziehung ziehst du Anteile ein; der betroffene Anteil wird entwertet.

• Lege über Aktionen → ESOP/VSOP-Pool einen Optionspool an.
• Vergib Grants mit Begünstigtem (Name, E-Mail, Telefon, Adresse), Strike, Vesting und Cliff.
• Einlöse-Code: Jeder Grant hat einen eindeutigen Code. Gib ihn an die begünstigte Person weiter – sie übernimmt den Grant damit in ihr Profil (auch mit einer abweichenden E-Mail-Adresse) und bestätigt so die Zuordnung.
• Den Beteiligungsbericht kannst du als PDF erzeugen – wahlweise mit Namen oder anonymisiert.
• Begünstigte sehen ihre Optionen im eigenen Portal (siehe Punkt 17) – inkl. aktuellem Wert (auf Basis der letzten Runde), Exit-Rechner und deutschen Steuerhinweisen.
• Vesting-Übersicht: Unter Aktionen → Auswertung → Vesting-Übersicht siehst du den Vesting-Fortschritt aller Grants, anstehende Cliff- und Tranchen-Termine (nächste 12 Monate) und den jeweils nächsten Termin je Grant. Begünstigte sehen ihren nächsten Termin auch im eigenen Portal.

• Unter dem Tab Beschlüsse erstellst du einen Umlaufbeschluss (§ 48 Abs. 2 GmbHG) oder eine Gesellschafterversammlung.
• Ein rechtlich orientierter Textrahmen mit Bezug auf Gesellschaft und Gesellschafterstruktur ist bereits vorbefüllt – Platzhalter in eckigen Klammern bitte ersetzen.
• Mit KI entwerfen: Beschreibe kurz, worum es geht – die KI formuliert daraus einen Entwurf mit Bezug auf Gesellschaft und Gesellschafterstruktur, den du anschließend prüfst und anpasst.
• Beschluss importieren: Bestehende Beschluss-PDFs kannst du einlesen und strukturiert übernehmen.
• Wähle die erforderliche Mehrheit (einfache Mehrheit, 75 % bei Satzungsänderungen/Kapitalerhöhungen, Einstimmigkeit oder benutzerdefiniert), erfasse die Stimmen und nutze optional die digitale Signatur.

• Im Tab Datenraum legst du Ordner an und lädst Dokumente hoch.
• Dokumente lassen sich gezielt teilen – ideal für Due Diligence oder Investoren.
• Für Investoren freigeben: Mit dem Augen-Symbol je Dokument gibst du es für deine Gesellschafter frei – sie sehen es dann in ihrem Stakeholder-Portal (siehe Punkt 18).

• Über Aktionen → Gewinnverwendung / Ausschüttung erfasst du eine Ausschüttung.
• Die Verteilung erfolgt pro rata zu den Geschäftsanteilen (§ 29 GmbHG); eine Live-Vorschau zeigt den Betrag je Gesellschafter.
• Eine Ausschüttungsübersicht wird als PDF im Datenraum abgelegt.

• Exit-Szenario: Über Aktionen → Exit-Szenario simulierst du die Verteilung eines Verkaufserlöses (Liquidationswasserfall) – inkl. Liquidationspräferenzen und Wandlung je Anteilsklasse.
• Mit Schieberegler/Presets prüfst du einzelne Erlöse; im Szenario-Vergleich stellst du mehrere Exit-Höhen nebeneinander – je Gesellschafter, wahlweise als Auszahlung oder als × Investment (Rendite).
• Runden-Szenario (What-if): Unter Aktionen → Auswertung → Runden-Szenario vergleichst du mehrere hypothetische Finanzierungsrunden (Pre-Money & neues Investment) nebeneinander – mit resultierender Quote und Verwässerung je Gesellschafter sowie dem Anteil neuer Investor:innen.

• Im Tab Updates bereitest du Updates an deine Gesellschafter und Investoren vor (Titel, Zeitraum, Inhalt) und speicherst sie.
• Kennzahlen (KPIs): Ergänze strukturierte Kennzahlen (z. B. Umsatz, MRR, Runway) mit Wert und optionaler Veränderung – sie erscheinen übersichtlich oben im Update und im Investor-Portal.
• Der Versand erfolgt nicht über captable.de: Du kopierst Empfänger (BCC) und Inhalt und verschickst die Nachricht über dein eigenes E-Mail-Programm. Versendete Updates kannst du als „versendet" markieren.
• Als versendet markierte Updates erscheinen zusätzlich im Stakeholder-Portal deiner Gesellschafter (siehe Punkt 18).

captable.de unterstützt dich an mehreren Stellen mit KI. Wichtig: Alle Captable- und Finanzberechnungen laufen über das geprüfte Berechnungsmodul – die KI rechnet nicht selbst, sondern entwirft, extrahiert und erklärt. Jede Übernahme prüfst du selbst.

• Captable-Assistent: Oberhalb der Tabs auf jeder Firmenseite. Stelle Fragen zu Beteiligung und Verwässerung in natürlicher Sprache (z. B. „Welcher Preis je Anteil ergibt sich bei 8 Mio pre und 2 Mio neuem Geld?"). Die Zahlen stammen aus dem Berechnungsmodul.
• CLA / SAFE aus PDF: Konditionen aus dem Vertrag automatisch ins Formular übernehmen (siehe Punkt 8).
• KI-gestützter Import: Spaltenzuordnung beim Excel/ CSV-Import (siehe Punkt 6).
• Beschluss-Entwurf: Beschlusstext aus einer kurzen Beschreibung erzeugen (siehe Punkt 11).

Die KI ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

• Über den Button Teilen (oben auf der Firmenseite) erstellst du read-only Links – für den gesamten Captable oder die Sicht eines einzelnen Gesellschafters.
• Begünstigte von Optionen melden sich im Optionsprogramm-Portal an (per Login-Link) und sehen dort ihre Grants.

• Unter Meine Beteiligungen siehst du firmenübergreifend, an welchen Gesellschaften du beteiligt bist – immer kostenlos.
• Pro Firma öffnest du ein Stakeholder-Portal: deine Position (Anteile, Nennwert, Beteiligung, aktueller Wert), die veröffentlichten Updates und die für Investoren freigegebenen Dokumente – ohne Einblick in den vollständigen Captable.
• Stehst du als Inhaber/Gesellschafter bei einer Firma, kannst du deine Beteiligung über die eindeutige ID beanspruchen; der Verwalter bestätigt die Zuordnung.